Reconciliação bancária: porque é que os totais saem a dobrar e como evitar

O que é reconciliar

Reconciliar é ligar cada movimento do banco ao documento que o explica: a fatura de cliente que foi recebida, a fatura de fornecedor que foi paga, a despesa reembolsada.

Feito bem, diz o que está pago e o que falta pagar. Feito mal, faz aparecer valores a dobrar nos relatórios.

Porque é que os totais saem a dobrar

• A fatura e o pagamento contados como duas despesas: uma quando a fatura entra, outra quando é paga.
• O mesmo extrato importado duas vezes, com os mesmos movimentos repetidos.
• A mesma reconciliação gravada duas vezes, por exemplo com dois cliques ou em dois computadores.
• Faturas repetidas, vindas de duas origens diferentes.
• Lançamentos arquivados ou anulados que continuam a contar nos totais.

As regras que evitam isto

• A fatura é o gasto ou o proveito. O pagamento é só dinheiro a mudar de sítio.
• Cada documento conta uma vez, seja qual for o número de pagamentos que o liquidam.
• Cada movimento do banco entra uma vez, identificado pela referência que o banco lhe dá.
• Antes de gravar uma ligação, confirmar que ela ainda não existe.
• Arquivados e anulados nunca entram nos totais.

Uma rotina que funciona

• Importar os extratos do mês completo, de todas as contas.
• Reconciliar primeiro os casos óbvios: valor igual e referência da fatura na descrição.
• Deixar os casos duvidosos para quem conhece o fornecedor ou o cliente.
• No fim do mês, não deixar movimentos por reconciliar sem explicação.

Como o PULSUS faz isto

• quando a fatura já tem o seu lançamento, a reconciliação liga-se a ele e não cria outro;
• nos totais do Financeiro e dos Relatórios, arquivados e documentos repetidos não contam;
• a importação de extratos não grava um movimento que já existe, e antes de gravar uma reconciliação confirma-se no servidor que ela ainda não existe;
• o ecrã de lançamentos repetidos mostra o que ficou em duplicado, para o gestor decidir;
• para cada movimento, o PULSUS propõe até três ligações, com o grau de confiança e as razões escritas (valor igual, NIF ou referência na descrição); a confiança Alta exige valor e identificação;
• nada se reconcilia sozinho: as propostas são calculadas por regras fixas e quem reconcilia confirma.