Como fechar o mês com o contabilista sem trocar 40 emails

O que o contabilista precisa, todos os meses

Seja qual for o gabinete, o pedido é quase sempre o mesmo. Quando falta uma destas peças, o mês fica aberto e começam os emails.

• As faturas de venda do mês, e o ficheiro SAF-T de faturação gerado pelo programa certificado.
• As faturas de fornecedor, com o PDF de cada uma.
• Os extratos bancários do mês completo, de todas as contas.
• As despesas dos colaboradores, com o recibo de cada uma.
• A indicação do que está pago e do que está por pagar.

Onde se perde o tempo

• Faturas de fornecedor que chegam por email e nunca são guardadas num sítio só.
• Extratos que cobrem só parte do mês, ou de uma conta e não das outras.
• Despesas sem recibo, descobertas no fim do mês.
• O contabilista a perguntar se uma fatura foi paga, e alguém a ir ver ao banco.
• O mesmo documento enviado duas vezes, ou com nomes que ninguém percebe.

Uma lista para fechar o mês em ordem

• Até ao último dia do mês: todas as faturas de fornecedor lançadas, com PDF.
• Nos primeiros dias do mês seguinte: extratos de todas as contas, a cobrir o mês inteiro.
• Reconciliar os movimentos do banco com as faturas: cada movimento ligado ao documento que o explica.
• Pedir os recibos que faltam antes de enviar, não depois.
• Enviar tudo de uma vez, com um índice: o que está pago, quando e por que movimento.
• Até ao dia 5: a comunicação das faturas à AT, normalmente feita pelo programa de faturação.

Os prazos fiscais podem ser prorrogados por despacho da AT. Confirme sempre com o seu contabilista.

Como o PULSUS faz isto

No PULSUS, o Fecho de Mês é uma lista de verificação que se preenche sozinha com os dados da empresa:

• só considera os extratos que cobrem o mês todo, e a reconciliação só fica completa sem movimentos por conciliar;
• o SAF-T de faturação segue para o contabilista em anexo, e pode ser enviado automaticamente nos primeiros dias do mês (com o InvoiceXpress; nos outros programas, carrega-se o ficheiro no Fecho de Mês);
• as faturas de fornecedor do mês podem seguir num ZIP com um índice que diz, para cada uma, se está paga, em parte ou por pagar, e por que movimento;
• o contabilista pode pedir documentos ao cliente pela própria aplicação, sem emails.